相手に伝わるプレゼン資料を作るために心がけるべき10のポイント

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こんにちは。

プレゼンは商談の中でも最も重要で、相手の心をつかむことができる方法です。

特にプレゼン資料は、見やすく、わかりやすく、相手に伝わるものでなければなりません。

そこで今回は、相手に伝わる資料作りのために心がけるべき10のポイントをご紹介します。

先輩のプレゼン資料を集めてパクる

仮にプレゼン初心者が資料をイチから作るとなると、考えていることがまとまらず、一向に資料が完成しません。その際に参考になるのが会社などの組織にいる先輩のプレゼン資料です。

先輩のプレゼン資料を集めてみるとわかると思いますが、必ず相手に伝えているポイント、いつも使っている統計資料キーワードが見つかるはずです。良いなと思ったものは、どんどんパクり、真似し、自分の資料に取り入れるようにしましょう。

相手や相手組織のことを徹底的に調べる

プレゼンを聞いてくれる相手や、その組織について徹底的に調べましょう

例えば、何に困っているのか?何を解決したいのか?予算はいくらなのか?といったことです。相手のことを知っていれば、どんなアプローチをすれば良いのか想像しやすくなります。

また、押すべきポイント、伝えたいポイントを大まかに理解することができます。

意思決定者に伝えることを意識する

プレゼンを聞きに来てくれる人たちの中にはどんな職種の人がいて、どんな地位の人がいて、できれば誰がキーマンなのかかも押さえておきましょう。聞いてくれる相手を理解しておくことによって、より満足度の高いプレゼンができます。その中で、できれば意思決定者(決定権を持つ人)を意識したプレゼン資料を作りましょう。商談の確度が高まります

徹底的に調べ上げて意思決定者のニーズや響きそうなポイントを見つけ、相手の心に響くプレゼン資料を目指しましょう。

相手の仕事や取り組みを踏まえた資料にする

資料にオリジナリティと特別感を出すため、相手の組織が何をやっていて、組織内に存在する問題点が何か、といった「あなたを知っているということ」をさりげなくアピールします。

例えば、相手組織の事業形態や規模、社員数、業績などを意識した資料です。

また提案資料によっては、相手組織のロゴ理念を取り入れることも意識してみましょう。

とにかく見やすさと理解しやすさを意識する

プレゼンは短い間で相手に印象を与えるものでなければなりません。

とにかく相手が見やすく理解できる資料にしましょう。

・フォントの種類や表現に統一感があるか

・誤字脱字がないか

・文字の大きさは見やすく適切なサイズか

・文字やグラフが多すぎてごちゃごちゃしていないか

・使う色が多すぎて見にくくなってないか

・枚数が多く、聞き手が飽きてしまわないか

・ページ番号がきちんと振られているか

といったことを意識し、相手目線の資料になっているかを必ずチェックしましょう。

またチェックする場合は他人に見てもらって第3者の意見も取り入れましょう。

内容より先に目次を作る

プレゼン資料を作る際、思い付いたことを並べていくと必ず内容がブレてしまいます

資料全体の整合性を取るため、骨組みを作るために先に目次を作りましょう

例えば

1.問題提起や目的

2.製品や提案の説明

3.事例

4.結論やまとめ

といったように、後からでも内容を肉付けしやすいように目次を構成しましょう。

結論を先に決めておく

相手を調べ上げて、先輩の資料をかき集め、目次で骨組みができたら結論を決めましょう。

なぜかというと、結論が決まっていなければ資料全体がブレてしまうからです。自分が持って行きたい結論、導きたい答え、一番伝えたいことに向けて、論理的でシンプルな構成を考えていくためにも先に結論を考えておくことが必要です。

自己紹介(自社紹介)資料で信用を得る

自己紹介用の資料は必ず準備しましょう。

自分たちがどのような組織で、何をやっていてどこにあって(地域)、どんな実績(成績)があるのかを簡潔に説明します。

なぜ自己紹介をするかというと、プレゼンの内容をより信用してもらいやすくするためです。自分たちを理解してもらうことで、相手の不安や疑念を少しでも晴らしておきましょう。

仮に作った資料を使わなくても、必ず口頭で自己紹介をしましょう

しかしながら、組織内のプレゼンや初対面ではないお客様に対するプレゼンでしたら、その限りではありません。

文章よりも箇条書きで簡潔に表現する

問題提起や解決策を表現する場合、文章よりも箇条書きの方が効果的です。

文章だと伝わりにくいケースでも、箇条書きなら、見やすさ理解しやすさを同時に表現することができます。プレゼンは短い時間でいかに相手に理解してもらうかが重要です。

重要な部分相手に必ず伝えるべき部分はできるだけ箇条書きで簡潔な表現を心がけましょう。しかし、あまりにも多い箇条書きは逆に見づらくなるため、箇条書きで表現するポイントは3〜5つ程度にしておきましょう。

データを示して説得力を高める

解決策や意見を文章や口頭で述べるだけでは、なかなか相手の理解を得ることはできません。

信ぴょう性の高いデータを示し、より説得力を高めましょう。

アンケートの結果権威ある組織が集めた統計資料ユーザーの声得られる予想効果などはプレゼン内容の具体的な裏付けとなり、説得材料としては非常に効果的です。特に数字での表現は相手伝わりやすく、印象に残りやすいものです。どんどん活用しましょう。

まとめ

プレゼン資料はとにかく、見やすく、わかりやすく、相手の理解を得ることを意識して作りましょう。

しかしながら、いかに良いプレゼン資料ができても、製品知識やトークが弱ければイマイチ伝わらないこともあります。相手に伝わるプレゼンをするためには、とにかく場数をこなすしかありません。

今回ご紹介したポイントを意識した資料で、相手の心をつかむプレゼンに是非チャレンジしてみてください。

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